Andmete säilitamise põhimõtted ja tähtajad
Inforegister • Storybook • 1Contact • Kreedix
Käesolev juhend selgitab, kui kaua ja miks säilitatakse ettevõtlusinfot, isikuga seotud ettevõtlusandmeid, kliendi- ja lepingudokumente ning tehnilisi andmeid. Ettevõtlusajaloo puhul eristatakse aktiivse ettevõtja avalikku ja kontrollitavat ajalugu ning olukorda, kus isikul ei ole enam ühtegi aktiivset ettevõtlusseost.
Ettevõtetele suunatud teenuste ja lahenduste tervikülevaade: https://voimalused.inforegister.ee/
1. Säilitamise aluspõhimõtted
- Eesmärgipärasus: Igal andmekategoorial peab olema säilitamise põhjus. Andmeid ei säilitata üksnes põhjusel, et need on kunagi süsteemi jõudnud.
- Minimaalsus: Säilitatakse see andmekoosseis, mis on vajalik isiku ja ettevõtte korrektseks tuvastamiseks, ettevõtlusajaloo säilitamiseks, teenuse osutamiseks, riskide hindamiseks, lepinguliste kohustuste täitmiseks või õiguste kaitsmiseks.
- Õigsus ja ajakohasus: Aktiivsete ettevõtlusseoste andmeid ajakohastatakse alusregistrite ja teiste õiguspäraste allikate põhjal. Ajaloolisi andmeid ei muudeta „praeguseks” infoks, vaid neid käsitletakse ajaloolise ettevõtlusinfona.
- Säilitamise piirang: Kui konkreetne töötlemise eesmärk lõpeb ja puudub uus või jätkuv õiguslik alus, lõpetatakse isiku tuvastataval kujul andmete säilitamine.
- Turvalisus: Säilitatavaid andmeid kaitstakse juurdepääsupiirangute, autentimise, logimise, varundamise ja muude tehniliste ning korralduslike meetmetega.
2. Säilitustähtajad andmeliikide kaupa
Allolev tabel kirjeldab põhilisi säilitustähtaegu ja nende loogikat. Kui samale andmele kohaldub mitu alust, lähtutakse pikemast õiguspärasest säilitamisvajadusest.
| Andmekategooria | Säilitustähtaeg | Põhjus / alus |
|---|---|---|
| Aktiivne juhatuse, osaniku, kasusaaja või muu ettevõtlusseos | Kogu aktiivse seose kestel | Ettevõtlusinfo ajakohasus, isiku ja ettevõtte korrektne sidumine ning ettevõtlusajaloo ja juhtimismustri hindamise võimalus. Kui isikul on vähemalt üks aktiivne ettevõtlusseos, säilitatakse ka tema varasemad ettevõtlusseosed ajaloolise taustana ilma eraldi viieaastase nähtavuspiiranguta. |
| Ajaloolised ettevõtlusseosed, kui isikul ei ole enam ühtegi aktiivset ettevõtlusseost | Avalik otsinguleitavus lõpetatakse; ajalooline info jääb sisselogitud kasutaja ajaloolisse vaatesse. Nähtavuse täiendavat piiramist hinnatakse üldjuhul pärast 5 aasta möödumist vastava juhatuse rolli lõppemisest. | Ettevõtlusajaloo säilitamine, võimalike õigusnõuete ja juhtimisvastutusega seotud perioodi katmine ning ettevõtlus- ja maksekäitumise ajaloolise konteksti säilitamine. Äriseadustiku § 187 lg 4 järgi on juhatuse liikme vastu esitatava nõude aegumistähtaeg viis aastat. |
| Raamatupidamise algdokumendid | 7 aastat alates selle majandusaasta lõpust, mil dokument raamatupidamises kajastati | Raamatupidamise seaduse § 12. |
| Raamatupidamisregistrid, lepingud ja muud majandustehingut tõendavad äridokumendid | 7 aastat alates vastava majandusaasta lõpust | Raamatupidamise seaduse § 12. |
| Pikaajaliste kohustuste või õigustega seotud äridokumendid | 7 aastat pärast kehtivusaja lõppu | Raamatupidamise seaduse § 12. |
| Kliendi- ja lepingusuhtes vajalikud kontakt- ning teenuseandmed | Lepingu või kliendisuhte kestel ja seejärel nii kaua, kui vajalik õigusnõuete, raamatupidamise või muude kohustuste täitmiseks | Lepingu täitmine, õigustatud huvi, õigusnõuete kaitsmine ja seadusest tulenevad kohustused. |
| Andmekaitse- ja klienditoe kirjavahetus | Seni, kuni pöördumine on menetluses, ning pärast seda nii kaua, kui vajalik vastuse, toimingute ja õigusnõuete tõendamiseks | Vastutuse tõendamine, võimalike vaidluste lahendamine ja õiguste kaitsmine. |
| Tehnilised logid ja turvasündmuste andmed | Dokumenteeritud tehnilise säilitusgraafiku järgi; ainult turvalisuse ja tõrkeanalüüsi vajaduse kestel | Infosüsteemide turvalisus, väärkasutuse ennetamine, tõrkeanalüüs ja auditeeritavus. |
| Varukoopiad | Varundus- ja taastetsükli jooksul; aegunud koopiad asendatakse või kustutatakse vastavalt varunduspoliitikale | Teenuse töökindlus ja taastamisvõime. Varukoopia ei ole eraldi avalik andmetoode ega kasutata uueks otstarbeks. |
| Inkasso- või nõudehalduse andmed Kreedixis | Menetluse kestel ja pärast seda nii kaua, kui vajalik nõude, maksete, tõendite ja võimalike õigusnõuete haldamiseks | Nõude menetlemine, lepingulised ja õigustatud huvid, õigusnõuete kaitsmine ning vajadusel seadusest tulenevad kohustused. |
3. Ettevõtlusajalugu: miks ei kustutata lõppenud rolli kohe?
Ettevõtlusrolli lõppemine tähendab, et roll ei ole enam aktiivne. See ei tähenda, et ajalooline fakt muutuks ebaõigeks või kaotaks majandusliku tähenduse.
Kui isik on jätkuvalt vähemalt ühes ettevõttes aktiivne juhatuse liige, osanik, tegelik kasusaaja või muu ettevõtlusega seotud isik, säilitatakse tema varasemad ettevõtlusseosed ajaloolise taustana. Sellisele ajaloole ei kohaldata eraldi viieaastast nähtavuspiirangut seni, kuni isikul on aktiivne ettevõtlusseos.
Selle põhjuseks on vajadus hinnata ettevõtja juhtimis- ja maksekäitumise mustrit ajas, mitte ainult tema tänast seisu. Ettevõtete asutamine, lõpetamine, pankrotimenetlused ja registrist kustutamised võivad toimuda erinevatel perioodidel ning ühe hetke ettevõttekaart ei anna alati piisavat pilti ettevõtlusriski või varasema juhtimiskäitumise kohta.
Ajalooline info võimaldab kontrollida näiteks seda, milliste ettevõtetega isik on varem seotud olnud, millal rollid algasid ja lõppesid ning milline oli nende ettevõtete käekäik vastavatel perioodidel. Ettevõtte krediidi-, makse- ja riskinäitajad jäävad seejuures ettevõtte näitajateks; ajalooliste seoste eesmärk ei ole omistada füüsilisele isikule eraldi isiklikku krediidiskoori.
Kui isikul ei ole enam ühtegi aktiivset ettevõtlusseost, ei ole tema ajalooline isikuprofiil otsingumootorite kaudu tavapäraselt leitav. Ajalooline info jääb kontrollitavaks sisselogitud kasutaja ajaloolises vaates.
Pärast juhatuse liikme rolli lõppemist on viieaastane periood oluline muu hulgas võimalike õigusnõuete ja juhtimisvastutuse seisukohalt. Äriseadustiku § 187 lg 4 järgi on juhatuse liikme vastu esitatava nõude aegumistähtaeg viis aastat. Pärast selle perioodi möödumist saab ajaloolise seose nähtavuse täiendavat piiramist hinnata, kui isikul puudub aktiivne ettevõtlusseos ja puudub muu jätkuv õiguslik või ettevõtlusinfo eesmärk.
4. Avalik register, ettevõtlusinfo ja säilitamine
Inforegister ja seotud teenused kasutavad ettevõtlusinfo loomisel muu hulgas Eesti e-äriregistri ja teiste õiguspäraste avalike või ametlike allikate andmeid. Registriandmete päritolu ja Inforegistri enda säilitamisotsus on siiski kaks eri küsimust.
- Andme pärinemine avalikust registrist ei tähenda, et seda säilitatakse piiramatult ilma oma eesmärki hindamata.
- Kehtiva ettevõtlusrolli korral on seose töötlemine vajalik ajakohase ettevõtlusinfo esitamiseks.
- Pärast rolli lõppu käsitletakse seost ajaloolise ettevõtlusinfona. Kui isikul on mõni muu aktiivne ettevõtlusseos, jääb varasem seos tema kontrollitava ettevõtlusajaloo osaks. Kui aktiivseid seoseid enam ei ole, lõpetatakse avalik otsinguleitavus ning ajalugu on nähtav sisselogitud kasutaja ajaloolises vaates.
- Kui alusregistris parandatakse vale kanne, tuleb ka seotud teenustes hinnata paranduse kajastamist.
5. Profiili nähtavuse piiramine ei ole sama mis andmete kustutamine
Isikuprofiili avaliku nähtavuse piiramine puudutab eelkõige eraldiseisva isikuprofiili avalikku leitavust. See ei lõpeta automaatselt kogu alusandmete töötlemist ega muuda korrektset ettevõtlusajalugu olematuks.
- ettevõtte profiilil olev kehtiv juhtimis- või omandisuhe;
- ajalooline ettevõtlusseos aktiivse ettevõtja puhul ning pärast aktiivsete seoste lõppemist sisselogitud kasutaja ajaloolises vaates vastavalt säilitamis- ja nähtavusreeglitele;
- raamatupidamis- ja lepingudokumendid, mille säilitamine tuleneb seadusest;
- õigusnõuete kaitsmiseks vajalikud andmed;
- tehnilised logid ja varukoopiad nende oma säilitustsükli jooksul.
- Isikuprofiili nähtavuse piiramise taotlus:
- https://www.inforegister.ee/profiili_piiramine/
6. Millal andmed kustutatakse või anonümiseeritakse?
Andmed kustutatakse, anonümiseeritakse või nende isikuga seostatav töötlemine lõpetatakse, kui:
- säilitamise eesmärk on täidetud;
- puudub jätkuv õiguslik alus;
- seadusest tulenev säilitustähtaeg on möödunud;
- õigusnõuete kaitsmise vajadus on lõppenud;
- andmed on osutunud ebaõigeks ja neid ei ole võimalik parandada viisil, mis säilitaks õige ajaloolise info;
- anonümiseeritud kujul säilitamine on eesmärgi täitmiseks piisav.
7. Mida teha, kui andmed on valed või aegunud?
Kui isik leiab, et tema kohta kuvatakse või töödeldakse ebaõiget ettevõtlusinfot, tuleb võimaluse korral viidata konkreetsele URL-ile ja andmeväljale. See võimaldab eristada alusregistri viga, tehnilist viivitust, ajaloolist korrektset infot ja tegelikult ebaõiget andmetöötlust.
Ajaloolise rolli olemasolu ei ole iseenesest viga, kui roll oli vastaval perioodil tegelikult olemas. Vale on seevastu näiteks vale isikuga seotud ettevõte, vale roll, vale algus- või lõppkuupäev või ebaõige kontaktandme seostamine.
8. Seotud dokumendid ja allikad
- Privaatsuspoliitika:
- https://group.kreedix.ee/privaatsuspoliitika/
- Õigustatud huvide analüüs:
- https://group.kreedix.ee/oigustatud-huvide-analuus/
- Isikuprofiili nähtavuse piiramise kord:
- https://group.kreedix.ee/isikuprofiili-nahtavuse-piiramise-kord/
- Isikuandmete vastuvõtjad:
- https://group.kreedix.ee/isikuandmete-vastuvotjad/
- Ettevõtetele suunatud teenuste ja lahenduste tervikülevaade:
- https://voimalused.inforegister.ee/
- Riigi Teataja – Äriseadustik:
- https://www.riigiteataja.ee/akt/962325
- Riigi Teataja – Raamatupidamise seadus:
- https://www.riigiteataja.ee/akt/13318839
- Andmekaitse Inspektsioon – andmetöötluse põhimõtted:
- https://www.aki.ee/isikuandmed/andmetootlejale/andmetootluse-pohimotted